Подклад что это как оформить получение и возврат

Термин подклад (иногда называют «депозит», «залог», «предоплата под товар») встречается в разных отраслях: в розничной торговле, в сфере логистики (поддоны, паллеты), в онлайн‑коммерции и в бухгалтерском учёте. Правильное оформление как получения, так и возврата подкладов позволяет избежать конфликтов с контрагентами, снизить налоговые риски и ускорить финансовый оборот.

Что такое подклад и в каких случаях он используется?

• Депозит за товар. При заключении договора поставки покупатель вносит часть стоимости заранее – это гарантия выполнения обязательств.
• Залог за упаковку. В торговых сетях часто берут подклад за поддоны (паллеты) – их возвращают после распродажи.
• Аванс за услуги. При аренде оборудования иногда требуют предоплату, которая возвращается после возврата техники в надлежащем виде.

Независимо от типа подкладов, закон требует документального подтверждения получения и возврата.

Как оформить получение подкладов?

1. Согласуйте условия в договоре. Укажите размер, форму (деньги, банковская гарантия, товар) и сроки возврата.
2. Сформируйте документ‑основание. Чаще всего используется акт приёма‑передачи или накладная ТОРГ‑12 (универсальный передаточный документ).
3. Отразите операцию в бухгалтерии. При получении депозита в учёт записывается как «залоговое обязательство» (счёт 76 «Расчёты с контрагентами»).
4. Уведомьте контрагента. Отправьте копию акта и подтверждение поступления средств (банковская выписка, чек).

Как вернуть подклад назад?

Возврат подкладов делится на две группы: возврат денежных средств и возврат товаров/упаковки (поддонов, паллет). Ниже – пошаговые инструкции.

3.1 Возврат денежных средств

1. Подготовьте заявление о возврате. В большинстве онлайн‑магазинов (например, SUNLIGHT) это делается через мобильное приложение:
   • Откройте раздел Мои заказы → Возврат.
   • Прикрепите фото/видео товара (если требуется).
   • Укажите причину возврата, выберите тип дефекта и требуемую сумму.
   • Отправьте заявку – система сгенерирует номер заявки.
2. Отслеживайте статус в личном кабинете (раздел Мои возвраты).
3. После одобрения возврата получатель (покупатель) получает деньги в течение 7 рабочих дней (по требованиям большинства сетей, в т.ч. «Подружка»).
4. Оформите корректирующую накладную (если возврат связан с НДС) и проведите бухгалтерскую операцию:
   
   Дт 62 — Кт 76 (для возврата депозита) + Дт 68 — Кт 90‑2 (корректировка НДС, если применимо).

3.2 Возврат поддонов (паллет) и других упаковочных средств

В логистической практике подклад часто представляет собой возвратную тару. Примерный алгоритм:

1. Планирование возврата. За день до отгрузки согласуйте объём поддонов, которые необходимо вернуть.
2. За сутки до даты отгрузки направьте данные для пропуска автомобиля (номер машины, водитель, количество поддонов).
3. При получении поддонов в пункте раздачи подпишите акт возврата (обычно в виде ТОРГ‑2).
4. Документируйте состояние поддонов (фото, отметки о повреждениях).
5. В бухгалтерии проведите запись:
   
   Дт 76 — Кт 41 (inventory) – списание возврата поддонов.
6. Если поддоны передаются в сервис бу‑поддонов, оформите договор с оператором и укажите, что стоимость будет зачтена в следующей поставке.

Оформление возвратных документов

Ниже – типовые шаблоны, которые можно скачать в формате DOCX (по ссылкам в конце статьи):

• Возвратная накладная ТОРГ‑12 – используется для возврата товаров поставщику.
• Акт сверки ТОРГ‑2 – применяется при возврате поддонов и других упаковочных материалов.
• Заявление о возврате депозита – шаблон для онлайн‑платформ (SUNLIGHT, Яндекс Маркет, Google Play).

Практические примеры

5.1 Возврат в мобильном приложении интернет‑магазина SUNLIGHT

Пользователь видит инструкцию:

Открыть приложение → Мои заказы → Возврат.
Прикрепить фото и/или видео дефекта.
Добавить комментарий, выбрать тип дефекта.
Указать требование (замена, возврат денег, ремонт).
Отправить заявку.
Отслеживать статус в разделе «Мои возвраты».

Система автоматически генерирует накладную ТОРГ‑12 и отправляет её поставщику.

5.2 Возврат товара поставщику при УСН с НДС

Если ваш контрагент – упрощённый налогоплательщик (УСН), а вы работаете по системе налогообложения с НДС, порядок такой:

1. Составьте акт возврата и укажите в нём сумму НДС, которую вы хотите вернуть.
2. Проведите корректирующую накладную (с указанием «Возврат с НДС»).
3. Отразите в бухгалтерии:
   
   Дт 68 — Кт 90‑2 (возврат НДС);
   
   Дт 62 — Кт 76 (возврат стоимости товара).
4. Поставщик в свою очередь оформляет встречный акт и возвращает деньги в течение 7–10 рабочих дней.

5.3 Возврат поддонов в торговой сети

Сценарий: ваш поставщик отгрузил 150 поддонов, из которых 30 повреждены, а 120 нужно вернуть.

• Согласуйте объём возврата за день до отгрузки.
• Оформите акт возврата (форма ТОРГ‑2) с указанием количества и состояния.
• Передайте поддоны в пункт приёма, подпишите акт.
• В бухгалтерии проведите запись Дт 76 — Кт 41 (списание возвратных поддонов).

Ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие документации. Любой приём/возврат без актов и накладных считается нарушением налогового учёта.
• Неправильный расчёт НДС. При возврате товаров с НДС необходимо оформить корректирующую накладную – иначе налоговая может начислить штраф.
• Сроки возврата. Не соблюдайте установленные законодательством сроки (7 дней для возврата денег, 30 дней для возврата поддонов).
• Неучтённые повреждения. При возврате упаковки фиксируйте дефекты – это защита от споров.

Лучшие практики

1. Автоматизируйте процесс с помощью ERP‑систем (например, МойСклад) – они генерируют нужные документы и ведут учёт возвратов.
2. Создайте шаблоны заявок и актов, чтобы ускорить работу отдела продаж и логистики.
3. Внедрите систему контроля качества: фото‑отчёты при получении и возврате товаров.
4. Договоритесь о «залоговых» условиях заранее – укажите, какие условия возврата считаются приемлемыми.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуть подклад, если товар уже использован?

Да, но только при наличии документально подтверждённого дефекта (повреждение, несоответствие описанию). В противном случае возврат может быть отклонён.

Как быстро происходит возврат денег после одобрения заявки?

Стандартный срок – 7 рабочих дней. При работе с крупными площадками (Google Play, Яндекс Маркет) иногда срок сокращается до 3‑5 дней.

Нужно ли платить НДС при возврате поддонов?

Нет, поддоны считаются необлагаемыми НДС товарами, если в договоре не указано иное. Однако если поддоны были проданы с НДС, необходимо оформить корректирующую накладную.

Можно ли вернуть подклад в виде товара (например, часть поставки)?

Да. Оформляется как обычный возврат товара – акт, накладная ТОРГ‑12, запись в бухгалтерии.

Полезные ссылки и шаблоны

• Шаблон накладной ТОРГ‑12 (возврат товара)
• Шаблон акта возврата поддонов (ТОРГ‑2)
• Заявление о возврате депозита
• Инструкция по возврату в мобильном приложении SUNLIGHT

Соблюдая приведённые рекомендации, вы сможете быстро и безошибочно оформить как получение подкладов, так и их возврат, минимизировать налоговые риски и поддержать хорошие деловые отношения с партнёрами.