Ведение порчи, это один из самых важных и сложных процессов в работе любого склада или магазина. От того, насколько правильно и своевременно фиксируется убыль товаров, зависит не только финансовое состояние компании, но и её репутация перед налоговыми органами. В этой статье мы подробно разберем, как вести учет испорченных товаров, чтобы избежать штрафов, претензий и путаницы в документах.
Что такое порча товара и почему её важно учитывать?
Порча — это утрата товаром своих потребительских свойств, из-за которой он не может быть реализован по назначению. Это может произойти по разным причинам:
- Нарушение условий хранения: превышение влажности, температурный сбой, попадание прямых солнечных лучей.
- Истечение срока годности: особенно актуально для продуктов питания и медикаментов.
- Механические повреждения: разбитая тара, порванная упаковка при транспортировке или погрузке.
- Внештатные ситуации: затопление, пожар, авария на складе.
Если не фиксировать порчу, возникнет пересортица, недостача и искажение финансовой отчетности. Налоговая не любит «черных дыр» в учете, поэтому каждый случай убыли должен быть задокументирован.
Пошаговый алгоритм ведения учета порчи
Чтобы все сделать по закону и внутренним правилам компании, необходимо строго соблюдать следующий алгоритм действий:
Шаг 1. Обнаружение и приостановка реализации
Как только сотрудник склада или продавец обнаруживает поврежденный, просроченный или испорченный товар, он должен немедленно снять его с продажи (или выложить из зоны хранения) и переместить в специально отведенную зону — карантинную зону или брак. Товар должен быть промаркирован (например, наклейка «БРАК»), чтобы исключить случайную отгрузку клиенту.
Шаг 2. Создание комиссии и инвентаризация
Один сотрудник не может просто списать товар со склада. Для этого должна быть созвана инвентаризационная комиссия (минимум 3 человека). Комиссия проводит осмотр испорченного товара и устанавливает:
- Наименование и количество испорченного товара.
- Причину порчи (бой, гниение, плесень, нарушение целостности упаковки).
- Степень утраты потребительских свойств (полная или частичная порча).
- Виновных лиц (если таковые имеются).
Шаг 3. Составление акта о порче
Это ключевой документ. В зависимости от системы налогообложения и формы собственности, используются разные унифицированные формы (например, ТОРГ-15 для актов о порче, ТОРГ-16 для акта о списании товара, или МХ-3 для акта о выявлении порчи при приемке). В акте обязательно должны быть отражены:
- Дата и место составления.
- Состав комиссии с указанием должностей и подписями.
- Подробное описание товара (артикул, партия, цена).
- Причина и обстоятельства порчи.
Шаг 4. Отражение в бухгалтерском и складском учете
На основании подписанного акта данные вносятся в учетную систему (1С, МойСклад, SAP и т.д.). Испорченный товар списывается с остатков. В бухгалтерии делаются соответствующие проводки:
- Если виновник найден, сумма порчи взыскивается с него (счет 73).
- Если виновника нет, и порча укладывается в нормы естественной убыли, сумма списывается на издержки производства или обращения (счет 20 или 44).
- Если порча превышает нормы естественной убыли и виновников нет — списывается за счет чистой прибыли компании или прочих расходов (счет 91.2).
Что делать с самим испорченным товаром?
Списать товар в программе — это только половина дела. Физически испорченный товар нельзя просто выбросить на ближайшую свалку, так как это нарушает экологические и санитарные нормы (особенно для продуктов и химии). Возможны следующие варианты:
Утилизация
Товар уничтожается силами специализированной компании. Обязательно составляется Акт об уничтожении, к которому прикладываются справки и квитанции от утилизирующей организации. В акте указывается, что товар физически перестал существовать и не может попасть на рынок.
Возврат поставщику
Если брак возник по вине производителя или перевозчика (например, разбитое стекло при приемке), товар не списывается в убыток, а оформляется как возврат поставщику с выставлением претензии.
Уценка и продажа
Если товар испорчен частично (например, помята коробка у бытовой техники, но сама техника работает), его можно уценить и продать со скидкой, обязательно предупредив покупателя о дефекте.
Частые ошибки при ведении порчи
Чтобы ваш учет был безупречным, избегайте следующих ошибок:
- Списание товара «задним числом». Акт должен составляться в день обнаружения порчи или сразу после инвентаризации.
- Игнорирование карантинной зоны. Испорченный товар должен физически и документально храниться отдельно от годного.
- Отсутствие фото- или видеофиксации. При крупных партиях брака всегда делайте фотографии, это отличная защита от вопросов налоговой и аудиторов.
- Списание без комиссии. Единоличное решение кладовщика или продавца незаконно и может привести к обвинениям в хищении.
Вести порчу правильно — значит обеспечить прозрачность складского учета и защитить бизнес от необоснованных потерь. Главное правило: каждый случай убыли должен быть задокументирован, подтвержден комиссией и отражен в учетной системе. Своевременное выявление брака также помогает найти причину (например, сломанный холодильник) и предотвратить порчу новых партий товара.